En Honduras, todas las sociedades mercantiles y comerciantes deben llevar un registro ordenado de sus actividades a través de libros contables y legales obligatorios. Estas obligaciones están reguladas por el Código de Comercio y el Código Tributario, los cuales especifican los libros que se deben utilizar y cómo deben mantenerse.
Fundamento Legal:
- Código de Comercio, Artículos 430 al 433: Detallan que los comerciantes deben llevar cuenta de todas sus operaciones mediante libros como el Libro de Inventarios y Balances, el Libro Diario y el Libro Mayor. Además, estos deben estar empastados, foliados y autorizados por las autoridades correspondientes. Según el Artículo 433, los libros serán autorizados por el presidente, jefe de distrito o alcalde del lugar donde se encuentra el establecimiento comercial. También establece que los comerciantes cuyo capital exceda de quince mil lempiras deben contar con contadores públicos o peritos mercantiles para llevar su contabilidad.
- Código Tributario, Decreto 170-2016, Artículo 63: Obliga a llevar un registro claro de las operaciones comerciales y fiscales. Estos registros deben estar disponibles para la revisión de la Secretaría de Finanzas (SEFIN), la Superintendencia Tributaria Aduanera o la Administración Tributaria.
Tipos de Libros Contables:
- Libro Diario: Registra cada transacción comercial diaria, como compras, ventas y pagos.
- Libro Mayor: Ordena las cuentas contables de manera cronológica, mostrando el saldo de cada una tras cada transacción.
- Libro de Inventarios y Balances: Refleja la situación financiera de la empresa, detallando activos, pasivos y patrimonio.
Libros Legales Obligatorios:
- Libro de Actas: En este libro se registran todas las decisiones tomadas por las juntas generales o el consejo de administración. Debe contener información como la fecha, lugar, acuerdos adoptados y firmas de los participantes.
- Libro de Registro de Socios: Recolecta los datos de los socios en una sociedad de responsabilidad limitada, incluyendo sus aportaciones y participación en el capital social.
- Libro de Registro de Accionistas: Similar al registro de socios, pero enfocado en sociedades anónimas, donde se anotan las acciones y su valor nominal.
Proceso de Autorización:
Las municipalidades son las encargadas de autorizar estos libros, según lo establece el Artículo 152, inciso c) numeral 1 del Reglamento de la Ley de Municipalidades. Los libros pueden ser llevados en formato físico o digital, pero en caso de optar por la versión digital, es necesario notificar al Servicio de Administración de Rentas (SAR) antes de solicitar la autorización.
La autorización de estos libros requiere, entre otras cosas, la presentación de libros foliados, empastados y rotulados, así como el permiso de operación vigente y el pago correspondiente, el cual varía según el número de páginas. Es importante que las empresas mantengan estos registros organizados para cumplir con las normativas vigentes y facilitar las inspecciones fiscales.
Sanciones y Requisitos Adicionales:
El Artículo 432 del Código de Comercio establece que los comerciantes pueden llevar sus libros personalmente o delegar esta responsabilidad a alguien de confianza. Sin embargo, aquellos cuyo capital excede los quince mil lempiras están obligados a contar con un contador público o perito mercantil. En caso de incumplimiento, el Artículo 431 establece multas de hasta quinientos lempiras.
La correcta administración de estos libros es esencial para cumplir con la normativa fiscal y comercial en Honduras, garantizando un manejo transparente de las operaciones y facilitando las auditorías de las autoridades competentes.
¿Como se autorizan los libros contables y los libros legales obligatorios?
Para la Autorización de libros los requisitos pueden variar de acuerdo a la municipalidad donde opera la empresa o negocio; siendo los más comunes, la presentación de los libros foliados, empastados y rotulados, el permiso de operación vigente de la empresa o negocio, constitución y sus reformas si las hubieran, el pago por la autorización de los libros que va de acuerdo al número de hojas, y la notificación del SAR en caso de ser libros contables y que sean llevados en hojas sueltas.