Si has establecido tus objetivos y has construido todo un plan para cumplir con un proyecto, ya sabes hacia dónde te diriges. Pero, en los negocios, eso no es suficiente: también necesitas definir cómo llegarás a tus metas y, en esos casos, la improvisación puede ser tu peor enemigo.
El 42 % de las empresas no entienden la importancia de una buena gestión de proyectos. Esto, entre otras razones, explicaría por qué 7 de cada 10 de ellos fallan. Para evitar entrar en estas estadísticas, tu mejor opción es dar el debido seguimiento a tus proyectos, monitorear que se están cumpliendo todos los objetivos específicos y que no te has salido del presupuesto o del tiempo de entrega.
Revisemos con más detalle qué es el seguimiento de proyectos y cómo puedes aplicarlo en tu empresa para que alcances tus objetivos de forma exitosa.
Qué es el seguimiento de un proyecto y cómo hacerlo
El seguimiento de un proyecto consiste en la supervisión y el monitoreo del cumplimiento de los planes establecidos para alcanzar un objetivo empresarial.
Gracias a este se pueden realizar acciones correctivas, prevenir riesgos y optimizar la productividad de un equipo.
El papel del seguimiento en la gestión de proyectos
A menudo, el seguimiento es responsabilidad de los directores o de los gestores de proyectos. Su papel es tan importante que, en la actualidad, el 51% de las organizaciones buscan profesionales especializados en el manejo de equipos y el trabajo por objetivos. Este puesto exige una buena capacidad analítica, habilidades de comunicación y productividad.
El seguimiento de proyectos es fundamental para reaccionar ante imprevistos y cambiar el rumbo en la ejecución de un plan cuando se ha visto alterado.
7 consejos para un seguimiento efectivo de proyectos
1. Básate en un plan
El seguimiento de un proyecto es imposible sin un plan previo. Para comenzar, se recomienda crear un cronograma, un plan de cumplimiento de pasos específicos o un esquema de flujo de trabajo. Los diagramas de Gantt, los tableros Kanban y los calendarios son opciones realmente útiles para lograrlo.
2. Define tus indicadores clave
Dar seguimiento a un proyecto no implica solamente evaluar si se está cumpliendo con él desde tu perspectiva. Los indicadores clave (o KPI) serán la mejor evidencia mensurable sobre el desempeño de tu equipo y los resultados de tu trabajo.
3. Lleva un control de gastos
El presupuesto es uno de los elementos más importantes en el seguimiento de un proyecto. Gestiona tus gastos con un registro puntual de todas las salidas de caja, inversiones y pagos a proveedores y miembros de tu equipo.
4. Crea listas de tareas para cada miembro
Debes aclararles a tus colaboradores qué es lo que deben hacer, cómo hacerlo y cuándo se espera que reporten resultados. Elaborar listas de las tareas que deberán ser cubiertas puede ser útil.
5. Establece puntos de control
Los puntos de control pueden ser una gran ayuda. Al establecerlos, te aseguras de cumplir con lo previsto y que el resultado de tu trabajo tendrá la calidad deseada.
6. Analiza las incidencias
Durante la ejecución de tu plan, seguro habrá desviaciones del proyecto original. Lo importante es que sepas bien dónde te desviaste, por qué y qué efectos tendrá en la consecución de tus objetivos.
7. Automatiza tareas
Para ayudarte a cumplir con estas actividades, puedes emplear herramientas de gestión de proyectos, las cuales crean listas de cumplimiento, agenda reuniones con tus colaboradores y evalúan de forma automática el cumplimiento de los indicadores clave. Un buen software de gestión de proyectos será tu mejor compañero en estos procesos.